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La mejor forma de perder el tiempo. El email.

Existen muchas formas de perder el tiempo, pero hay una de ellas, que hace que en nuestro día a día seamos auténticos procrastinadores, es decir que dejemos para más adelante lo que tendríamos que hacer ahora.

Me refiero al uso del email o mejor dicho al mal uso del mismo. Es uno de nuestros principales motivos para ser improductivos. De hecho hay muchas personas que ya se han olvidado de las listas de tareas y objetivos, de la planificación necesaria cada semana, cada día y que dejan que su email gobierne constantemente su agenda. Si vives pendiente de tu bandeja de entrada, si tienes avisos en pantalla cada vez que recibes un email, si tienes avisos acústicos en tu smartphone cada vez que te llega un email, tienes un problema.

Hay personas que dicen que es necesario estar tan enchufado al email. Pero estas mismas personas luego se meten en una reunión un par de horas, no consultan su email y el mundo no se ha caído.

Repito, si el email organiza tu agenda tienes un problema. Tú organizas tu agenda y el email es uno de los canales por los que recibes información, por lo que aprende a darle voz a ese canal siempre que tú quieras. Puedes estar un día entero sin hacer nada más que leer y contestar emails y la sensación que tendrás al acabar el día será de fracaso. Ya que no todo lo que recibimos por email tiene importancia, de hecho la mayor parte de lo que recibimos tiene una importancia relativa y además en muchas ocasiones estamos en copia, por lo que sólo se envía el email para que estemos informados (vaya por delante la mala costumbre en las empresas de poner a muchas personas en copia, un sinsentido que la mayoría sigue haciendo)


Ahí van algunos consejos sobre como utilizarlo de una forma productiva y no al contrario:

-Lee tu email ciertas veces al día (entre tres y seis veces estará bien).

-No lleves tu email en todos tus dispositivos, o acabarás leyéndolo tres veces, Tablet, Smartphone, Outlook. Si está activo en tu smartphone que la descarga del mismo sea a demanda, siempre que tú lo pidas, que no se descargue cada hora o cada media hora. Lo puedes ver en el siguiente video, a veces es necesario desconectar para conectar

-Elimina, antes de leerlos muchos emails que no te interesan.

-Usa un antispam. Aplicaciones tan útiles como Spamdrain te pueden ayudar a bloquear todo el correo no deseado.

-Se escueto al contestar, directo, claro. La mayoría de personas no tiene tiempo de leer emails largos. El email no es una carta a un amigo.

-Mantén limpia tu bandeja de entrada. Es el equivalente a tener tu mesa llena de papeles y carpetas, un síntoma de que algo no va bien en la organización de tu tiempo y espacio.

Mis mejores deseos,

 

Tiempo = Vida

1. Conoce tus objetivos

2. Comienza cada semana con una lista de objetivos a cumplir

3. Cada día, antes de empezar a trabajar, escribe tus objetivos del día

4. Céntrate en la consecución de objetivos

5. Aprende a diferenciar entre lo urgente y lo importante

6. Si “hoy” te ocupas de lo “importante” no se convertirá mañana en “urgente”

7. Haz primero la tarea que consideres más difícil y laboriosa

8. Deja para momentos de menor productividad las tareas sencillas

9. Evita “interrumpir” o “ser interrumpido” innecesariamente

10. Trabaja eficientemente y disfruta del resto. Recuerda Tiempo = Vida

El mito de la Gestión del Tiempo

He visto, oído hablar y practicado diferentes prácticas y métodos para mejorar la productividad personal y la gestión del tiempo y, aunque muchos de ellos son claramente beneficiosos, otros parten desde un razonamiento que está muy bien sobre el papel, pero que es bien difícil de llevarlo a la práctica. Me gustaría en esta entrada hablar de algunos mitos de la Gestión del tiempo:

1. El mito de dividir demasiado el día en “trozos” de tiempo. Escuché hablar de una persona que dividía el día en porciones de 10 minutos cada una de forma que planificaba con antelación que hacer en cada una de ellas. No se si has probado hacer esto alguna vez, quizás un día puedas seguir este consejo, pero al siguiente acabarás completamente hastiado de “porcionar” un valioso día en trocitos de 10 minutos.

Porque no sirve el mito: Esto sería válido para un trabajo puramente mecánico y racional y aún así no se podría conseguir una estabilidad al llevar a cabo esta práctica. La productividad profesional hoy día necesita tanto de ser altamente lineales y racionales, como no-lineales y creativos. No hagas de tu gestión del tiempo una cárcel.

2. El mito de conseguirlo todo en un día o una semana. Con la Gestión del Tiempo, si te pasas te lo pierdes. Esto quiere decir que si un día o una semana soy “superproductivo”, es muy probable que al día siguiente o la semana siguiente mi productividad sea mucho menor.

Porque no sirve el mito: Aunque podamos mejorar nuestra productividad personal, cuando nos pasamos de querer ser productivos y conseguimos hacer muchas cosas en poco tiempo e incluso alargamos más de la cuenta la jornada laboral, conseguimos que posteriormente nuestra productividad se reduzca. Encuentra tu ritmo y mantenlo, ésa es la clave.

3. El mito de ser el dueño del tiempo. Por mucho que quieras, hoy en día trabajamos en red, dependemos de otras personas para conseguir resultados. Muchas veces planificamos un día y este acaba siendo muy diferente  a como lo habíamos hecho. Un buen gestor de su tiempo, debe de tener mucha autonomía para decidir qué y cuando hacer, pero de ahí a querer ser el dueño del tiempo hay mucho por recorrer. Acabar definitivamente con cierto tipo de imprevistos e interrupciones es una quimera.

Porque no sirve el mito: La realidad supera a la ficción cuando hablamos de Gestión del Tiempo. Sobre el papel es muy fácil planificar, reserva un 10-20% de tu tiempo para aquellas cosas que durante el día acabarán apareciendo. Trabajar en equipo implica pedir disponibilidad de vez en cuando y también poder ofrecerla a tus compañeros, clientes.

4. El mito del momento productivo. Tendemos a pensar que sólo cuando estamos “manos a la obra”, estamos produciendo. Sin embargo, en la mayoría de trabajos hoy día, la creatividad, la generación de ideas, la reflexión, el razonamiento, son tan necesarias como la tarea en sí misma. Muchos de nuestros proyectos que no se están llevando a cabo, están gestándose en nuestro interior, el subconsciente tiene una relevancia muy alta en nuestra productividad. Por poner un ejemplo, cuando voy a escribir un libro lo planifico con unos meses de antelación y durante esos meses, no paro de tener ideas y de gestar el proyecto dentro de mi, cuando la gestación se ha hecho correctamente “el parto” es de lo más sencillo. Fue tan importante el momento de implosión (creatividad hacia dentro, la gestación) como el de explosión (creatividad hacia fuera, el parto). Consejo: no seas demasiado crítico contigo mismo/a si no estás siendo lo productivo que deseas, pueden haber muchas razones subyacentes para que así sea.

5. El mito de las tareas. Tendemos a pensar que tardaremos en hacer las tareas un tiempo determinado. Sin embargo algunas se nos atragantan más que otras. A la hora de ser productivos, tenemos que saber sobre todo que tipo de tareas son más motivadoras para nosotros y cuales no. Es lógico que una tarea que no nos motive tanto tardemos más en realizarla debido a que la vamos postergando. Mi consejo como algunos ya habréis escuchado en más de un post: Cómete ese sapo. Es decir lo primero que tienes que acometer en un día de trabajo son esas tareas que menos te apetece hacer. Sino quieres postergarlas semana tras semana.

Que tengas un gran día!

César Piqueras