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No hay viento favorable… Problemas en la Gestión del Tiempo

Solemos trabajar muchas horas, dicen algunos estudios que trabajamos dos horas más de las necesarias cada día, para hacer el trabajo que realizamos. Dicho de otra forma, tiramos a la basura dos de nuestras horas en el puesto de trabajo. Procrastinamos, desperdiciamos dos horas cada día… 450 horas laborables cada año ¿imaginas cuánto serías capaz de hacer con 450 horas?

Gestionar el tiempo se ha convertido no sólo en algo que está de moda, sino en una necesidad. A todos nos gustaría poder acabar el trabajo cada día, poder llegar a conseguir realizar aquellas tareas que tenemos en agenda. A todos nos gustaría poder llegar a casa a una hora decente y hacer que la palabra conciliación cobre sentido. Por este motivo, son muchos los que están empezando a formarse en métodos de gestión del tiempo que les ayuden a ser mejores profesionales.

Un área de mejora que detecto en algunos de los profesionales con los que trabajo, es que empezamos nuestros días de una forma demasiado flexible, nos permitimos una conversación innecesaria, leer el email detenidamente y contestarlo a primera hora, empezar el día con cualquier tarea, y un sinfin de comportamientos que son excelentes ladrones de tiempo. De esta forma, cuando el día empieza a acabar, nos damos cuenta de todo lo que teníamos que hacer y no hemos hecho. Es entonces cuando nos quedan dos opciones. La primera, quedarse hasta tarde para acabar las tareas. La segunda, irse a casa decepcionado por no haber cumplido con tus objetivos ¿Te ha ocurrido alguna vez?

www.excelitas.esMi visión personal es que el tema de la Gestión del Tiempo no se está tomando demasiado en serio por la mayoría de empresas y profesionales. Todavía somos poco conscientes, de que lo único que tenemos es tiempo: vida. Y que si no somos capaces de sacar el máximo partido de este tiempo que se nos ha dado, nuestras empresas no serán rentables, y nuestra vida será menos completa.

Todos los profesionales, trabajen en una empresa por cuenta ajena o por cuenta propia, deben ser conscientes de que su tiempo es el único recurso, el único, que hace posible todo lo demás. No sacar el máximo partido de tu tiempo es algo que no te puedes permitir.

Respeta tu tiempo y respeta el de los demás, empieza a organizar, programar y cumplir con aquello que para tí es importante. No digas más aquello de trabajo “XX” horas, porque no es un indicador de tu productividad, en muchos casos, es un gran indicador de lo contrario…. Lo que realmente nos indica cuánto de productivo has llegado a ser, es qué objetivos has conseguido y en cuanto tiempo lo has hecho.

Nos seguimos leyendo, keep walking.

 

Semillas de inspiración. My Last tweets

Me gustaría compartir contigo algunos de mis últimos tweets. Si quieres seguirlos, estaré encantado de tenerte como follower en twitter: Mi nombre @cesarpiqueras

Un pensamiento genera en tu cuerpo un torrente de actividad. No dejes que ciertos pensamientos se apoderen de ti

No te quejes por no estar recogiendo lo suficiente, cuando el problema es no haber sembrado ni cuidado las semillas

La negatividad se apodera de ti como un virus. No permitas que crezca dentro de ti, mejora tus defensas

En tus palabras se esconde tu verdad. Cuida tu lenguaje y conseguirás otros resultados

Quizá lo de poner al mal tiempo buena cara hace incluso que el tiempo ya no sea tan malo.

Somos creativos, nuestra capacidad de innovar es inagotable, no le pongas freno y reinvéntate cada cierto tiempo

En este momento eres lo más viejo que puedes ser, y lo más joven que jamás volverás a ser

El buen atleta se recompone rápidamente de la derrota porque sabe que sólo es un paso más para conseguir la victoria

Vivimos dentro del caos, y como dice una vieja frase “Vamos construyendo el puente a medida que caminamos sobre él”

Dicen que las personas felices tienen tres características: Tienen algo que hacer, algo que esperar y alguien a quien amar.

Los abismos no son tan altos cuando los estudias de cerca, cuando se convierten en un reto fascinante

twitter

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Puedes seguir nuestras actividades en http://www.excelitas.es

Mis mejores deseos. César Piqueras

 

 

6 Claves para Mejorar tu Productividad

A medida que aumentan nuestras demandas y las estructuras se aplanan en las organizaciones, todos llenamos nuestras agendas cada día, con la sensación de que las llenamos más que las vaciamos. La virtud, no consiste sólo en saber planificar, sino también en saber sacarse el trabajo de encima. Ahí van algunos consejos fruto de la experiencia:

1) Planifica a vista de pájaro. Toma una hoja y anota de una forma ordenada y por categorías todo lo que tienes que hacer en los próximos uno o dos meses (reuniones y citas no cuentan, las tienes que hacer sí o sí. En todo caso “preparar una informe para una reunión”, sí es una tarea que anotarás).

2) Elige de esa lista, qué vas a hacer esta semana. Pásalo a una hoja, en esta, aparecerán sólo aquellos objetivos a los que te comprometas a cumplir la semana que empieza.

3) De tu planificación semanal, elige qué vas a hacer hoy (deja un 20% de espacio en tu agenda para imprevistos y tareas que se alargan más de lo previsto)

4) De lo que vas a hacer hoy, céntrate en lo que harás en las próximas dos horas. Y cuando hayas acabado en las próximas dos horas…. y así sucesivamente.

5) Y ¿Qué harás en las próximas dos horas? Lo más difícil, complicado o que menos te apetezca. Cómete el sapo, no hay otra. Ya habrá tiempo para hacer las tareas con las que más disfrutas.

6) Por cierto, un consejo extra es que mientras haces todo esto, NO CONSULTES EL EMAIL, puedes hacerlo cada dos horas, entre intérvalos.

 
Ser productivos cuesta muchos esfuerzos, pero no serlo…

Stay on track. César Piqueras

 

La mejor forma de perder el tiempo. El email.

Existen muchas formas de perder el tiempo, pero hay una de ellas, que hace que en nuestro día a día seamos auténticos procrastinadores, es decir que dejemos para más adelante lo que tendríamos que hacer ahora.

Me refiero al uso del email o mejor dicho al mal uso del mismo. Es uno de nuestros principales motivos para ser improductivos. De hecho hay muchas personas que ya se han olvidado de las listas de tareas y objetivos, de la planificación necesaria cada semana, cada día y que dejan que su email gobierne constantemente su agenda. Si vives pendiente de tu bandeja de entrada, si tienes avisos en pantalla cada vez que recibes un email, si tienes avisos acústicos en tu smartphone cada vez que te llega un email, tienes un problema.

Hay personas que dicen que es necesario estar tan enchufado al email. Pero estas mismas personas luego se meten en una reunión un par de horas, no consultan su email y el mundo no se ha caído.

Repito, si el email organiza tu agenda tienes un problema. Tú organizas tu agenda y el email es uno de los canales por los que recibes información, por lo que aprende a darle voz a ese canal siempre que tú quieras. Puedes estar un día entero sin hacer nada más que leer y contestar emails y la sensación que tendrás al acabar el día será de fracaso. Ya que no todo lo que recibimos por email tiene importancia, de hecho la mayor parte de lo que recibimos tiene una importancia relativa y además en muchas ocasiones estamos en copia, por lo que sólo se envía el email para que estemos informados (vaya por delante la mala costumbre en las empresas de poner a muchas personas en copia, un sinsentido que la mayoría sigue haciendo)


Ahí van algunos consejos sobre como utilizarlo de una forma productiva y no al contrario:

-Lee tu email ciertas veces al día (entre tres y seis veces estará bien).

-No lleves tu email en todos tus dispositivos, o acabarás leyéndolo tres veces, Tablet, Smartphone, Outlook. Si está activo en tu smartphone que la descarga del mismo sea a demanda, siempre que tú lo pidas, que no se descargue cada hora o cada media hora. Lo puedes ver en el siguiente video, a veces es necesario desconectar para conectar

-Elimina, antes de leerlos muchos emails que no te interesan.

-Usa un antispam. Aplicaciones tan útiles como Spamdrain te pueden ayudar a bloquear todo el correo no deseado.

-Se escueto al contestar, directo, claro. La mayoría de personas no tiene tiempo de leer emails largos. El email no es una carta a un amigo.

-Mantén limpia tu bandeja de entrada. Es el equivalente a tener tu mesa llena de papeles y carpetas, un síntoma de que algo no va bien en la organización de tu tiempo y espacio.

Mis mejores deseos,

 

No cometas el error…

No cometas el error de empezar el día sin saber que es lo que quieres conseguir. Actualmente casi todos los profesionales tenemos mucho más trabajo del que podemos hacer, lo cual hace que en muchos casos nuestras jornadas se alarguen y aún así no hayamos conseguido ser demasiado productivos.

Una de las reglas de la productividad, es empezar el día con tus objetivos en mente, para de esta forma no desviar la atención hacia otro lugar. Hay mil formas en las que desviamos nuestra atención y que te invito a evitar, algunos ejemplos te sonarán:

-Leyendo a primera hora de la mañana el correo electrónico…

-Echando un vistazo a las redes sociales…

-Yendo de un asunto a otro sin detenerse en ninguno…

-Consultando los documentos encima de tu mesa y tratando de dar solución a cualquiera de los temas allí presentes…

-Realizando la tarea con la que ayer te quedaste a medias…

Recuerda, no hay viento favorable para quien no sabe hacia donde va. Hoy día la palabra trabajo ya no significa dedicar un número de horas al día a nuestra actividad profesional, hoy día trabajar es cumplir con los objetivos que nos hemos fijado y para ello tu jornada tiene que empezar con unos objetivos en mente. Puedes pensar que después tus objetivos se van al traste cuando empiezan todas las interrupciones, imprevistos, etc… Aunque muchas de estas interrupciones son evitables, otras no lo son, y cualquiera debe dejar hueco en su agenda para que los imprevistos aparezcan, por lo que tampoco seas demasiado ambicioso/a programando tu día.

En cualquier caso, que tengas un gran día de trabajo.

 

Tiempo = Vida

1. Conoce tus objetivos

2. Comienza cada semana con una lista de objetivos a cumplir

3. Cada día, antes de empezar a trabajar, escribe tus objetivos del día

4. Céntrate en la consecución de objetivos

5. Aprende a diferenciar entre lo urgente y lo importante

6. Si “hoy” te ocupas de lo “importante” no se convertirá mañana en “urgente”

7. Haz primero la tarea que consideres más difícil y laboriosa

8. Deja para momentos de menor productividad las tareas sencillas

9. Evita “interrumpir” o “ser interrumpido” innecesariamente

10. Trabaja eficientemente y disfruta del resto. Recuerda Tiempo = Vida

El mito de la Gestión del Tiempo

He visto, oído hablar y practicado diferentes prácticas y métodos para mejorar la productividad personal y la gestión del tiempo y, aunque muchos de ellos son claramente beneficiosos, otros parten desde un razonamiento que está muy bien sobre el papel, pero que es bien difícil de llevarlo a la práctica. Me gustaría en esta entrada hablar de algunos mitos de la Gestión del tiempo:

1. El mito de dividir demasiado el día en “trozos” de tiempo. Escuché hablar de una persona que dividía el día en porciones de 10 minutos cada una de forma que planificaba con antelación que hacer en cada una de ellas. No se si has probado hacer esto alguna vez, quizás un día puedas seguir este consejo, pero al siguiente acabarás completamente hastiado de “porcionar” un valioso día en trocitos de 10 minutos.

Porque no sirve el mito: Esto sería válido para un trabajo puramente mecánico y racional y aún así no se podría conseguir una estabilidad al llevar a cabo esta práctica. La productividad profesional hoy día necesita tanto de ser altamente lineales y racionales, como no-lineales y creativos. No hagas de tu gestión del tiempo una cárcel.

2. El mito de conseguirlo todo en un día o una semana. Con la Gestión del Tiempo, si te pasas te lo pierdes. Esto quiere decir que si un día o una semana soy “superproductivo”, es muy probable que al día siguiente o la semana siguiente mi productividad sea mucho menor.

Porque no sirve el mito: Aunque podamos mejorar nuestra productividad personal, cuando nos pasamos de querer ser productivos y conseguimos hacer muchas cosas en poco tiempo e incluso alargamos más de la cuenta la jornada laboral, conseguimos que posteriormente nuestra productividad se reduzca. Encuentra tu ritmo y mantenlo, ésa es la clave.

3. El mito de ser el dueño del tiempo. Por mucho que quieras, hoy en día trabajamos en red, dependemos de otras personas para conseguir resultados. Muchas veces planificamos un día y este acaba siendo muy diferente  a como lo habíamos hecho. Un buen gestor de su tiempo, debe de tener mucha autonomía para decidir qué y cuando hacer, pero de ahí a querer ser el dueño del tiempo hay mucho por recorrer. Acabar definitivamente con cierto tipo de imprevistos e interrupciones es una quimera.

Porque no sirve el mito: La realidad supera a la ficción cuando hablamos de Gestión del Tiempo. Sobre el papel es muy fácil planificar, reserva un 10-20% de tu tiempo para aquellas cosas que durante el día acabarán apareciendo. Trabajar en equipo implica pedir disponibilidad de vez en cuando y también poder ofrecerla a tus compañeros, clientes.

4. El mito del momento productivo. Tendemos a pensar que sólo cuando estamos “manos a la obra”, estamos produciendo. Sin embargo, en la mayoría de trabajos hoy día, la creatividad, la generación de ideas, la reflexión, el razonamiento, son tan necesarias como la tarea en sí misma. Muchos de nuestros proyectos que no se están llevando a cabo, están gestándose en nuestro interior, el subconsciente tiene una relevancia muy alta en nuestra productividad. Por poner un ejemplo, cuando voy a escribir un libro lo planifico con unos meses de antelación y durante esos meses, no paro de tener ideas y de gestar el proyecto dentro de mi, cuando la gestación se ha hecho correctamente “el parto” es de lo más sencillo. Fue tan importante el momento de implosión (creatividad hacia dentro, la gestación) como el de explosión (creatividad hacia fuera, el parto). Consejo: no seas demasiado crítico contigo mismo/a si no estás siendo lo productivo que deseas, pueden haber muchas razones subyacentes para que así sea.

5. El mito de las tareas. Tendemos a pensar que tardaremos en hacer las tareas un tiempo determinado. Sin embargo algunas se nos atragantan más que otras. A la hora de ser productivos, tenemos que saber sobre todo que tipo de tareas son más motivadoras para nosotros y cuales no. Es lógico que una tarea que no nos motive tanto tardemos más en realizarla debido a que la vamos postergando. Mi consejo como algunos ya habréis escuchado en más de un post: Cómete ese sapo. Es decir lo primero que tienes que acometer en un día de trabajo son esas tareas que menos te apetece hacer. Sino quieres postergarlas semana tras semana.

Que tengas un gran día!

César Piqueras